Blog

W księgowości podstawą do wykonywania wszelkich prac jest odpowiednia dokumentacja. Czym dokładnie są dokumenty księgowe i co się do nich zalicza?

Dokument księgowy (nazywany również dowodem księgowym) najprościej ujmując jest dokumentem, który jest potwierdzeniem wydarzenia gospodarczego, które zostało ujęte w księgach rachunkowych. Sporządzane są w celu dokonanie na ich podstawie analizy ekonomicznej firmy. Jednocześnie są źródłem do przeprowadzania kontroli sprawozdania finansowego, a także dowodem w razie wystąpienia ewentualnych sporów.
 

Podział dokumentów

Jako że dowody księgowe są bardzo różnorodne, są one odpowiednio klasyfikowane. Najczęstszy podział stosuje się ze względu na jednostkę, która je wystawia.

  • dowody zewnętrzne obce – czyli dokumenty otrzymane od zewnętrznych kontrahentów, np. faktury, rachunki;
  • dowody zewnętrzne własne – oryginalne dokumenty wystawiane przez organizację i przekazywane kontrahentowi, m.in. wystawiane faktury, noty księgowe, rachunki;
  • dowody wewnętrzne – dotyczą one dokumentowania operacji wewnątrz organizacji. Są to np. dokumenty obrotu kasowego (KP, KW, druk zaliczki, druk rozliczenia zalicz¬ki), listy płac, rachunek rozliczenia umów zlecenia i umów o dzieło, dokumenty obrotu magazynowego (PZ, RW, MM), czy też dokumenty obrotu środ¬ków trwałych (OT, PT, LT);
  • dowody zbiorcze – służą one do wykonana łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych. Są to np. raporty kasowe.
  • dowody korygujące (faktury korygujące)

Co powinien zawierać dowód księgowy?

Zawartość takich dokumentów jest określone w ustawie o rachunkowości. W dowodach księgowych powinno znajdować się:

  • określenie rodzaju dowodu;
  • datę operacji i sporządzenia dowodu;
  • określenie stron (nazwa, adres, numery identyfikacyjne), które pozwolą jednoznacznie zidentyfikować uczestników danej operacji;
  • opis danej operacji, jej wartość, jeśli to możliwe ilość (liczbę) oraz cenę jednostkową;
  • czytelne podpisy osób odpowiedzialnych za operacje, które umożliwią ich jednoznaczną identyfikację;
  • zapis stwierdzający sprawdzenie dowodu oraz opis kwalifikujący dowód do ewidencji (dekretacja dowodu) wraz z podpisem osób odpowiedzialnych.

Funkcje

Dokument księgowy jest podstawą księgowania i stanowi przede wszystkim dowód, że opisane w nim operacje rzeczywiście miały miejsce i nastąpiły w określonym miejscu i czasie. Jest też podstawowym źródłem informacji o zdarzeniach gospodarczych, do których doszło w firmie.

Dokumenty księgowe powinny być kompletne, rzetelne (czyli zgodne z przebiegiem operacji gospodarczych), a także wolne od jakichkolwiek błędów. Co więcej, w dowodach księgowych nie można niczego wymazywać i wprowadzać przeróbek. Dlatego też księgowość powinna być wykonywana niezwykle dokładnie.

Pozycjonowanie i reklama w Google:

Pozycjonowanie i reklama w Google
Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.